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Facilities Manager, Berlin

Job Title: Facilities Manager, Berlin
Contract Type: Permanent
Location: Munich, Germany
Industry:
Salary: EUR
Reference: 188
Contact Name: Janet Downer
Job Published: February 11, 2020 13:43

Job Description

Facility Manager, Germany

I am recruiting a Facilities Manager to manage office premises in the Berlin area. 

Please do not apply unless you are native/fluent in German and fluent in English

Aufgaben

Der Facility Manager (FM) ist für die Verwaltung aller Aspekte des Facility Service verantwortlich, die im Abschnitt „Aufgaben" des Vertrages beschrieben sind, und er untersteht dem Senior Facility Manager oder dem Regional FM.  In dieser Funktion ist der Arbeitnehmer für die Erbringung der Dienstleistung an bestimmten Standorten verantwortlich ist, die anhand von vertraglich festgelegten Leistungsindikatoren (KPIs) oder Dienstgütevereinbarungen (SLAs) gemessen wird. In dieser Position ist der Arbeitnehmer für einen zugewiesenen Bereich der Kundenstandorte sowie für alle Aspekte der Kunden- und Mieterzufriedenheit verantwortlich.

 

Der FM ist dafür verantwortlich, direkt mit dem lokalen Kunden zusammenzuarbeiten und ein umfassendes Verständnis ihrer Ziele zu gewährleisten sowie dafür, annehmbare objektspezifische Betriebsstrategien umzusetzen, die diese geforderten Standards erreichen. Nach deren Ausarbeitung muss der FM die Umsetzung aller genehmigten Initiativen und Programme überwachen, indem er die Arbeit des FM-Teams (z.B. direkt unterstellte Arbeitnehmer, Dienstleister, Auftragnehmer und Gebäudepersonal) zur Erreichung der Ziele steuert und koordiniert. Der FM ist verantwortlich für die Vertretung unseres Kunden in der lokalen und regionalen Geschäfts- und Immobilienbranche und dafür, den Ruf und die Geschäftschancen unseres Kunden bei potenziellen Mietern und Kunden zu fördern.

 

Verantwortlichkeiten

  • Kommunikation mit dem Führungsteam am Standort (Country Manager, Personal,- Finanz-, Rechts-, Finanzabteilung etc.).
  • Vorbereitung und Verteilung von vierteljährlichen / jährlichen Business-Review-Informationen (Quartals-/Jahresberichte) zur Kundenzufriedenheit.
  • Beschaffung von Waren und Dienstleistungen für die Objekte des Kunden mithilfe unserer Beschaffungsteams.
  • Regelmäßige Treffen mit dem Vermieter, um sicherzustellen, dass für den Kunden Mietvertragsbedingungen bereitgestellt werden – z.B. externe Wartung, zentrale Anlagenverwaltung.
  • Flächenbewertung und -planung, Aktualisierung von Grundrissen mit den Architekten des Auftraggebers
  • Verantwortung für die Einhaltung der im Vertrag festgelegten KPIs und SLAs.
  • Projektmanagement in der Bauphase, Zusammenarbeit mit Architekten/Grundstückseigentümern, Organisation von Bauablaufplänen, etc.
  • Coaching und Begleitung aller Projektteams (Subunternehmer, Wartungs- und Inbetriebnahmetechniker) über den gesamten Projektlebenszyklus hinweg.
  • Standortinspektion (mit anderen Mitgliedern des Facility-Management-Teams):
  • Tägliche Reinigung
  • Heizung, Lüftung, Klimaanlage
  • Landschafts- und Gartengestaltung (wenn vorhanden)
  • Sicherstellen, dass das gesamte vertraglich beauftragte Personal die Arbeit so erledigt, dass die Zeit- und die Qualitätsziele erreicht werden, durch Absprechen und Lösen aller Probleme im Zusammenhang mit unzureichender Arbeitsleistung
  • Einrichtung und Betrieb der Informationssysteme, die für eine effektive Planung und Aufzeichnung der Auftragsarbeiten erforderlich sind.
  • Bearbeitung und Kontrolle von Rechnungen und Arbeitsaufträgen, Eröffnung und Überwachung von Budgets im Finanzsystem (Oracle), Erstellung und Aktualisierung von Prognosen.
  • Überwachung und Nachverfolgung aller technischen Wartungsarbeiten an Anlagen (Strom-/Heizungs-/Feuerlöschsysteme, elektrische Anlagen usw.).
  • Verhandlung, Neuverhandlung und Pflege der Lieferantenverträge.
  • Planung und Budgetierung von Innenausbauarbeiten und technischen Anlagen.
  • Einkauf von Möbeln, Organisation der Übersiedlung von internen Abteilungen/ Räumlichkeiten.
  • Leitung eines Teams aus Empfangspersonal und Office Services Coordinator/Building Operations Coordinator und Zuweisung von Ressourcen, Aufteilung der Arbeit, Sicherstellung der Einhaltung von Best Practices usw. (Funktionen, die nicht an jedem Standort vorhanden sind).
  • Allgemeine Verwaltung der Abteilung (Urlaub, Schulungen, Leistungsbeurteilung etc.).
  • Aktualisierung und Pflege der offiziellen Sicherheitsdokumente, Zusammenarbeit mit den Behörden.
  • Organisation von Evakuierungs- und Erste-Hilfe-Schulungen für Mitarbeiter.
  • Ansprechpartner für Sicherheits-/Alarmreaktion
  • Bei Bedarf Vertretung / Organisation einer Vertretung des Office Services Coordinator / Building Operations Coordinator.
  • Alle weiteren Aufgaben, die dieser Funktion zurechenbar sind.

 

Qualifikation und Erfahrung

  • Idealerweise 6 Jahre Berufserfahrung und Erfahrung im Facility Management in einem großen Unternehmen.
  • Erfahrung bei der Bearbeitung von Objektverträgen und im Lieferanten- und Auftragnehmermanagement.
  • Erfahrung mit den EU-Vorschriften zum Anlagenrecht und den Organen der EU.
  • Kenntnisse und Berufserfahrung in der Qualitätssicherung wünschenswert.
  • Deutsch als Muttersprache und fließendes Englisch sind Voraussetzung.
  • Kundenorientierung
  • Durchsetzungsfähigkeit
  • Bewusstsein und Sensibilität für kulturelle Unterschiede
  • Entscheidungsfindung / komplexe Problemlösung:
    • Aktives Beschaffen von Informationen aus verlässlichen Quellen
    • Prüfung/Berücksichtigung aller Fakten
    • Berücksichtigung anderer Sichtweisen
    • Langfristige Planung und Zielsetzung, Ableitung fundierter Schlussfolgerungen
    • Priorisierung wichtiger Faktoren
    • Entschiedenes, schnelles und selbstbewusstes Handeln
    • Selbständiges Arbeiten
  • Hervorragender mündlicher und schriftlicher Ausdruck
  • Gute Kommunikations-, Führungs-, Teamwork-, Analysefähigkeiten, gutes Urteilsvermögen und hohe Kundenorientierung
  • Planung und Organisation:
    • Fähigkeit zur Setzung und bei Bedarf Neubewertung von Prioritäten
    • Fähigkeit zur Konfliktlösung und klaren Kommunikation von Absichten
    • Lieferung von zeitgerechten und qualitativ hochwertigen Ergebnissen
    • Eigenmotivation und intellektuelle Neugierde
    • Nachgewiesene Teamfähigkeit und die Fähigkeit anzupacken
  • Tabellenkalkulation und Textverarbeitung
  • Sehr gute IT-Kenntnisse


Scope

The Facilities Manager (FM) is responsible for managing all aspects of facilities service as detailed in the scope of works section of the contract and will report to the Senior Facilities Manager or Regional FM. In this capacity, the jobholder will be the person responsible for the service delivery at specified locations, which will be measured by contractual KPIs or SLAs. The role will have functional accountability for an assigned sector of the Client Sites and the jobholder is responsible for all aspects of client and tenant satisfaction.

The FM is responsible for working directly with the local client to ensure a thorough understanding of their objectives and the implementation of acceptable property-specific operating strategies that achieve these required standards. Once developed the FM must oversee the implementation of all approved initiatives and programs, by managing and coordinating the efforts of the FM team (e.g. direct reports, service providers, contractors, and building employees) to achieve the goals. 

 

 

 

Duties and Responsibilities

    • Communication with Site Leadership team (Country Manager, HR, Finance Legal, IT etc.).
    • Preparation and distribution of Quarterly / Annual Business Review (QBR / ABR) information to client’s satisfaction.
    • Procurement of goods and services for client’s buildings.
    • Hold regular meetings with Landlord, ensuring that terms of lease are being provided to client- e.g. external maintenance, central plant management.
    • Space evaluation and planning, updating of floor plans using clients architect partners
    • Responsibility for meeting KPI’s and SLA’s defined within the contract.
    • Project Management during built-out phases, liaising with architects/landlords, organizing work schedules, etc.
    • Coach and guide all project teams (sub-contractors, maintenance engineers and commissioning engineers) throughout full project lifecycles
    • Site Inspections (with other members of Facility Team)
    • Establish and operate the information systems necessary for effective scheduling and recording of contract work.
    • Processing and controlling of invoices and work orders, opening and monitoring budgets in the financial system (Oracle), preparing and updating forecasts.
    • Oversee and follow up on all technical maintenance for installations (AC/heating/fire extinguishing system, electrical installations etc.).
    • Negotiate, renegotiate and maintain contracts with vendors.
    • Planning and budgeting of internal fit out works and technical installations.
    • Purchasing of furniture, organization of internal departmental office/space moves.
    • Manage a team of receptionists and an Office Services Coordinator/ Building Operations Coordinator, including allocating resource, delegating workload, ensuring adherence to best practices etc. (roles not present on every site).
    • General administration of department, (holidays, training, performance reviews etc.).
    • Updating and maintaining official safety documents, liaise with government authorities.
    • Organization of fire evacuation and first aid training for employees.
    • Point of Contact for security/alarm responding
    • Deputise / provide cover for Office Services Coordinator / Building Operations Coordinator when appropriate.
    • All additional duties commensurate to the level of the role

 

 

Experience 

    • Ideally 6 years + experience in Facilities Management role within a large commercial organization.
    • Experience of owning facilities contracts and supplier/ contractor management.
    • Experience with EU Facility legislation, and governing bodies.
    • Quality Assurance knowledge and experience desirable.
    • Native/fluent German and fluency in English essential.
    • Customer focused
    • Assertive
    • Possess cultural awareness and sensitivity
    • Decision making / complex problem solving
    • Excellent verbal & written communication
    • Strong communication skills, leadership, teamwork, analysis, judgment and customer focus.
    • Planning and organising
    • Spreadsheets and word processing
    • High level of IT literacy

 

Applicants must be fluent in both German and English and have the right to work in Germany

 

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